Rozliczanie

Ze zmierzonych ilości powstają pieniądze. Wszystko to znajduje się w Rozliczeniu — przez akcję „Rozliczenie” na liście budynków albo u góry po prawej w widoku budynku, klatki schodowej, piętra lub mieszkania. Porównanie planu z wykonaniem opisuje rozdział „Przedmiar robót”.

Układ rozliczenia

Rozliczenie jest podzielone z góry na dół na sekcje; każdy przycisk mówi w drugim wierszu, co robi:

Sekcje przewijają się razem z listą.

Pomijanie potrąceń wg VOB/C

VOB/C ustala branża po branży, czy otwór zostaje potrącony od powierzchni, czy pominięty w potrąceniu, czyli policzony razem z nią. Przykład wg DIN 18350 (roboty tynkarskie i sztukatorskie): ściana 4,00 × 2,50 m = 10,000 m² ma okno 1,20 × 1,40 m = 1,68 m². Jest ono mniejsze niż 2,50 m² i zostaje pominięte — do rozliczenia jest 10,000 m² zamiast 8,320 m², przy 30 €/m² o 50,40 € więcej na każde okno. Próg dotyczy pojedynczego otworu, a nie sumy: trzy okna po 1,5 m² zostają pominięte, witryna sklepowa o 4,5 m² zostaje potrącona.

Reguła stoi przy projekcie

W Ustawieniach projektu „Przemierzanie (VOB/C)” pokazuje obowiązującą regułę. „zmień” otwiera wybór; obowiązująca reguła jest tam oznaczona „obowiązuje obecnie”, a każda reguła podaje swoje źródło. Nazwy reguł aplikacja pokazuje po niemiecku:

Przyjęte jest tylko to, co da się wykazać wobec źródła; dla wszystkich pozostałych branż pozostaje pełne potrącenie. Własnego progu nie da się ustawić.

Reguła działa przez całe rozliczenie: plan/wykonanie, oferta, faktura, XRechnung, GAEB X31 i REB DA11, eksporty tabelaryczne, PDF, Excel i zestawienie liczą tę samą liczbę. Przy mierzeniu nie działa: ekran pomiaru, edytor grup ścian, sumy pomieszczenia i skan pomieszczenia pokazują czystą geometrię; lista obiektów pokazuje pod zmierzoną ilością ilość do rozliczenia tam, gdzie reguła ją zmienia. Zapisane dokumenty zachowują swoje ilości.

Reguła obowiązuje dla całego projektu i jest uzgadniana z chmurą: na każdym urządzeniu zespołu ten sam projekt liczy tę samą ilość. Mimo to przed każdym dokumentem warto zerknąć na „Przemierzanie (VOB/C)”.

Ilości: dwa lub trzy miejsca po przecinku

Ile miejsc po przecinku ma ilość, ustala się w projekcie: w Ustawieniach projektu „Miejsca po przecinku dla ilości” pokazuje obowiązujący wybór; „zmień” otwiera arkusz z „2 miejsca (12,35)” i „3 miejsca (12,346)”. Nowe projekty zaczynają od ustawienia domyślnego z Ustawienia › Jednostka długości (rozdział „Ustawienia”), istniejące liczą dalej z trzema miejscami; wybór jest synchronizowany z chmurą tak jak reguła. Miejsca dotyczą wszystkich ilości (m², m³, mb, szt.) — w rozliczeniu, na dokumencie, w XRechnung i ZUGFeRD oraz w eksportach:

1. Każdy wiersz obmiaru jest zaokrąglany dokładnie raz, handlowo do miejsc projektu. Wiersz obmiaru to obiekt z jego formułą obliczeniową, przy grupie ścian każda ściana i każde potrącone wycięcie, przy elemencie budowlanym liczba sztuk.
2. Ilość pozycji to suma zaokrąglonych wierszy.
3. Kwota wiersza to ilość × cena jednostkowa, zaokrąglona do grosza.

Reguła pomijania potrąceń działa przed zaokrągleniem: decyduje, który otwór w ogóle dostaje wiersz. Mierzy się i zapisuje bez zaokrąglenia — zaokrąglana jest ilość, nigdy wymiar; długości pozostają dokładne co do milimetra.

GAEB X31 i REB DA11 zawsze zapisują trzy miejsca, bo GAEB nie przenosi dla ilości więcej. Przy trzech miejscach na dokumencie, e-fakturze i w pliku obmiaru stoją te same liczby. Przy dwóch miejscach ilość w pliku obmiaru może różnić się od faktury o maksymalnie 0,005 na wiersz obmiaru — np. 12,346 w X31 i 12,35 na fakturze.

Na nowych dokumentach każda ilość stoi z miejscami projektu. Całkowita liczba sztuk w jednostkach St, Stk lub psch stoi bez miejsc po przecinku — „4 St” zamiast „4,000 St” —, na dokumencie wraz z kolumnami „łącznie”, „dotychczas” i „nowe”, w zestawieniu rozliczenia, w porównaniu obmiarów oraz na stronach plan/wykonanie i odchyleń raportu PDF. To tylko sposób wyświetlania: liczy się z miejscami projektu, a XRechnung, GAEB X31 i REB DA11 zapisują ilość jak dotychczas z jej miejscami po przecinku. Wystawiony dokument zachowuje swoje miejsca, także gdy projekt zostanie później przestawiony; faktura z oferty, korekta i storno przejmują miejsca swojego źródła. Starsze dokumenty aplikacja przy ponownym wydaniu wydaje z ich kwotami i miejscami, tak jak zostały wtedy wystawione; tylko całkowita liczba sztuk także tam stoi bez miejsc po przecinku.

Umowa

W Ustawieniach projektu „Umowa” pokazuje rodzaj umowy — początkowo „Umowa o dzieło (BGB)”, po zarejestrowaniu odbioru z „odebrano” i datą. „zmień” otwiera arkusz „Umowa”. Rodzaj umowy wisi przy projekcie, jest uzgadniany z chmurą i określa w propozycji termin płatności oraz rodzaj dokumentu:

VOB/B obowiązuje tylko wtedy, gdy ją uzgodniono (§ 305 Abs. 2 BGB) — dlatego domyślna jest umowa o dzieło wg BGB. Przy umowie budowlanej z konsumentem § 650m BGB ogranicza płatności częściowe do 90 % i wymaga 5 % zabezpieczenia; aplikacja podaje oba progi w arkuszu, ale ich nie sprawdza i nie wykazuje zabezpieczenia.

W arkuszu jest ponadto „Zarejestruj odbiór na dziś” — ustawia dzisiejszą datę (innej nie da się wybrać; z powrotem przez „Usuń odbiór”). Dopiero po odbiorze aplikacja przy VOB/B i umowie budowlanej z konsumentem proponuje fakturę końcową; jej przycisk jest jednak zawsze dostępny.

Faktury częściowe liczą się zawsze według stanu łącznego: każda faktura częściowa pokazuje wszystko, co wykonano, i odlicza dotychczasowe. Przełączenia na przyrost już nie ma. Jeśli projekt był wcześniej tak ustawiony i istnieją już wystawione faktury częściowe, aplikacja zgłasza to przy otwarciu „Oferty i faktury” komunikatem „Rozliczenie jest teraz skumulowane”; następny dokument należy wtedy raz przeczytać kontrolnie.

Faktury częściowe w umowie o dzieło (BGB)

Także w umowie o dzieło wg BGB istnieją faktury częściowe (§ 632a BGB) — przez przycisk „Faktura częściowa”. Jeśli wystawiono faktury częściowe, faktura zamykająca staje się fakturą końcową: aplikacja ją proponuje, także przy zamianie oferty, a faktura końcowa odlicza faktury częściowe. Zwykła „Faktura” nigdy niczego nie odlicza. Kto mimo wystawionych faktur częściowych ją wybierze — np. dla prac poza zleceniem — zobaczy w oknie wskazówkę i przed wystawieniem zostanie jeszcze raz zapytany (zob. „„Faktura” obok wystawionych faktur częściowych”); w zakładce „Kwoty” nie będzie wtedy faktur częściowych do wyboru.

Ceny

Poprzez „Ceny” — albo dotknięciem wiersza w rozliczeniu — każda pozycja dostaje swoją cenę jednostkową. Z pliku ofertowego albo zleceniowego lub z tabeli z kolumną ceny ceny są już zawarte. „Tylko bez ceny” filtruje, na dole stoi „Suma netto”, a przejmuje „Zapisz”. Opróżnione pole usuwa cenę. Kwoty wpisywać bez separatora tysięcy — 1250,00, a nie 1.250. Pozycja bez ceny nie liczy się jako zero; aplikacja osobno wykazuje, ilu pozycjom brakuje ceny.

Obok stoi stawka podatku przy pozycji. Puste pole („stawka dok.”) znaczy, że obowiązuje stawka dokumentu — nie 0 %. Nieczytelna stawka, stawka spoza zakresu od 0 do 100 i nieczytelna cena zostają odrzucone bez komunikatu; po zapisaniu warto jeszcze raz zajrzeć do listy.

Oferta i faktura

„Oferty i faktury” otwiera dokumenty projektu. U góry stoją liczba ofert, „u klienta” (wysłane i przyjęte oferty, netto), „wystawiono” i „nieopłacone” (kwoty do zapłaty wystawionych, jeszcze nieopłaconych faktur), obie brutto. Liczą się tylko wystawione i zapłacone faktury, nie szkice; w łańcuchu faktur częściowych każda usługa liczy się raz, a skorygowana faktura liczy się przez swoją korektę. Pozostaje to przeglądem, a nie listą należności. Pod nimi stoi sekcja „Nowy dokument” z „Następny krok: …” i po jednym przycisku dla rodzajów dokumentów; proponowany jest wyróżniony i nosi „zalecane”. Po wystawionej fakturze końcowej aplikacja odsyła do korekty. Każdy z tych przycisków otwiera najpierw szkic — dokument powstaje dopiero przez „Wystaw i udostępnij” w nim. Niżej następuje lista „Dokumenty projektu”; przełącznik „Ukryj zakończone” ją skraca.

Która ilość zostaje policzona

Oferta liczy wszystkie pozycje z ilością planowaną — oprócz pozycji alternatywnych i pozycji opcjonalnych bez kwoty łącznej. Faktura liczy tylko zmierzone pozycje z ilością zmierzoną. Podstawa stoi w zakładce „Kwoty” pod „Która ilość ma być rozliczona?” (Plan albo Wykonanie) i nigdy nie zmienia się sama. Pozycje, które nie trafią na dokument — bez ceny, z ilością 0 albo z wymienionych powodów — aplikacja wymienia przed utworzeniem. Dokument zaczynać zawsze właściwym przyciskiem: to, jakie pozycje zawiera, zależy od przycisku, a nie od rodzaju dokumentu przełączonego u góry okna.

Droga standardowa

Okno ma zakładki „Dokument” i „Kwoty”. Wstępnie wypełnione są:

• numer — oferty w obrębie roku jako AN-2026-001 …, wszystkie rodzaje faktur wspólnie jako RE-2026-001 … (zob. „Numery dokumentów”),
• odbiorca, rodzaj odbiorcy i § 13b od zleceniodawcy z „Uczestnicy”,
• okres wykonania z obmiaru,
• termin z rodzaju umowy, przy ofercie 30 dni terminu ważności,
• stawka VAT 19 % (gdzie pozycja nie ma własnej) i odliczane faktury częściowe.

W oknie można ponadto zmienić referencję lub Leitweg-ID, „Uwagi”, podstawę ilości, „Rabat od sumy całkowitej (netto)”, skonto i kaucję gwarancyjną. Odbiorcę, rodzaj odbiorcy i § 13b zmienia się przy zleceniodawcy w „Uczestnicy”.

Na dole stoją dwa przyciski. „Podgląd” drukuje dokument ze znakiem wodnym „PROJEKT” i niczego nie zapisuje. „Wystaw i udostępnij” — przy ofercie „Utwórz ofertę” — zatwierdza dokument, nadaje mu ostateczny numer i go wydaje; potem nie da się go już zmienić ani usunąć, tylko skorygować. Gdy brakuje zleceniodawcy albo obowiązkowych danych, takich jak dane firmy, albo gdy pozycje odpadają, aplikacja podaje to wcześniej pod „Sprawdź przed utworzeniem”; „Utwórz mimo to” wystawia dokument mimo wszystko.

Obiekty z przecinającymi się krawędziami przy pozycji dokumentu to samo pytanie wymienia z nazwy: „Krawędzie tych obiektów przecinają się: …”. Takie obiekty liczą się dalej z obliczoną powierzchnią, która nie jest narysowaną; dlatego przed wystawieniem należy sprawdzić kształt (rozdział „Kształty i elementy budowlane”). Pytanie pojawia się z tego powodu także wtedy, gdy poza tym niczego nie brakuje. To samo zdanie stoi przy wystawianiu projektu dokumentu z listy dokumentów w pytaniu „Wystawić dokument?”. Ostrzeżenie zakłada, że aplikacja wczytała już ilości projektu; bezpośrednio po otwarciu może go jeszcze brakować.

Otwarte faktury częściowe

Jeśli zaczyna się dokument z łańcucha faktur częściowych — fakturę częściową, częściową fakturę końcową albo fakturę końcową — a istnieją wystawione faktury częściowe, które nie są oznaczone jako zapłacone, zakładka „Kwoty” pyta pod „Otwarte faktury częściowe” o każdą z nich:

• „jest opłacona” — pozostaje w łańcuchu, zostaje odliczona z kwotą netto i kwotą podatku, a potem ma status „zapłacona”.
• „zostanie zastąpiona” — wypada z łańcucha i nie zostaje odliczona; nowy dokument wskazuje ją jako bezprzedmiotową. Status „zastąpiona” otrzymuje dopiero po wystawieniu nowego dokumentu. Jeśli do tego czasu zostanie oznaczona jako zapłacona, aplikacja niczego nie wystawia, nie nadaje numeru i informuje o tym; dokument trzeba wtedy utworzyć ponownie.

Dokument można wystawić dopiero wtedy, gdy każde pytanie ma odpowiedź. Pod „Stan realizacji według pozycji” ta sama zakładka pokazuje dla każdej pozycji „łącznie”, „dotychczas” i „nowe”; te same trzy kolumny ma dokument.

„Faktura” obok wystawionych faktur częściowych

Jeśli w oknie wybrano rodzaj dokumentu „Faktura”, a istnieją wystawione lub zapłacone faktury częściowe, które nie zostały zastąpione ani anulowane, „Wystaw i udostępnij” najpierw pyta:

• „Utwórz jako fakturę końcową” — rodzaj dokumentu zmienia się na fakturę końcową, okno ponownie wylicza wartości domyślne i jak zwykle pyta w „Otwarte faktury częściowe”. Następnie dokument wystawia się jak zawsze.
• „Mimo to jako faktura (nic nie odlicza)” — np. za prace poza zleceniem; faktury częściowe pozostają bez zmian.
• „Anuluj” — nic się nie dzieje.

Po wystawionej fakturze końcowej aplikacja już nie pyta.

Numery dokumentów

Numer faktury może wystąpić tylko raz (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG); luki są dozwolone. Numer w oknie jest najpierw propozycją — ostateczny aplikacja nadaje dopiero przy wystawieniu. Pod polem stoi, skąd pochodzi:

Z chmurą bez bloku numerów nic nie zostaje wystawione. Jeśli brakuje bloku, „Wystaw i udostępnij” najpierw pobiera numery z serwera. Jeśli to się nie uda — brak połączenia, brak zalogowania albo rola, która nie może rezerwować numerów —, pojawia się „Brak puli numerów” z powodem:

• Na liście dokumentów szkic pozostaje bez zmian; „Pobierz numery” próbuje ponownie.
• W oknie faktury „Zapisz jako projekt” odkłada dokument jako szkic na listę dokumentów; wystawia się go tam przez „Udostępnij”, gdy tylko numery będą dostępne.

Szkic, którego data faktury przypada na inny rok niż numer pobrany przy wystawieniu — np. szkic założony w grudniu i wystawiony w styczniu —, otrzymuje datę wystawienia; termin płatności i termin ważności przesuwają się o ten sam odstęp.

Bloki nigdy się nie pokrywają. Bez chmury numer jest na pewno niepowtarzalny tylko na tym urządzeniu.

Luki powstają celowo: czego blok nie nada, pozostaje wolne — np. po przywróceniu kopii zapasowej, które zamyka wszystkie otwarte bloki urządzenia. Które to numery, pokazuje Ustawienia › „Bloki numerów i luki” (rozdział „Ustawienia”); tak da się wyjaśnić każdą lukę. Po przywróceniu kopii zapasowej przed pierwszym dokumentem stuknąć raz „Synchronizuj teraz” — do tego czasu nie ma bloku.

Dokumenty z wczytanego projektu mają numery nadawcy i są oznaczone jako obce. Własna numeracja ich nie uwzględnia; przejęty szkic otrzymuje przy wystawieniu własny numer.

Rodzaj odbiorcy rozstrzyga niemal wszystko

Przy zleceniodawcy w „Uczestnicy” stoi „Rodzaj zleceniodawcy” — Osoba prywatna (także bez podania), Firma albo Zamawiający publiczny:

Gdy VAT nie zostaje wykazany

• § 13b UStG — przy zleceniodawcy „§ 13b: podatek rozlicza zleceniodawca”. Działa tylko przy firmie lub zamawiającym publicznym i tylko dopóki „USt 1 TG ważne do” nie minęło; USt-IdNr. zleceniodawcy jest wtedy obowiązkowy.
• § 19 UStG — „Mały podatnik (§ 19 UStG)” w ustawieniach.

W obu przypadkach nie ma pola stawki podatku, stawka wynosi zero; § 19 ma pierwszeństwo przed § 13b. Kwota wykazana przez pomyłkę byłaby należna wg § 14c UStG.

Pola, w których łatwo o błąd

• „Wykonanie usługi (od / do)” — obowiązkowe na każdej fakturze (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG), wstępnie wypełnione z obmiaru, do sprawdzenia. Dwa razy ta sama data daje jeden dzień wykonania. Wpisuje się dzień, miesiąc i czterocyfrowy rok, rozdzielone kropką, ukośnikiem albo łącznikiem — 26.08.2026, 26/08/2026 albo 26-08-2026, niezależnie od języka; wstępnie wpisana data ma zapis ustawionego języka. Daty z rokiem na początku, z dwucyfrowym rokiem albo z mieszanymi separatorami aplikacja nie przyjmuje.
• Skonto — stoi na fakturze jako warunek, a nie jako odliczona kwota.
• Kaucja gwarancyjna — nie zmniejsza ani wynagrodzenia, ani VAT; dokument pokazuje ją i „Przewidywana wypłata”. Do wyboru „od brutto” albo „od netto” (przy § 13b zawsze netto); przy fakturze częściowej od kwoty nowo żądanej, poza tym od pełnej sumy. Granicy 10 % z każdej płatności (§ 17 Abs. 6 Nr. 1 VOB/B) aplikacja nie sprawdza.
• Odliczane faktury częściowe — każda z netto i kwotą podatku, nigdy jako wiersz zbiorczy (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG); szkiców, anulowanych i zastąpionych faktur częściowych brak. Wstępnie zaznaczone są wszystkie, odznaczenie rzadko jest właściwe. Odliczane jest to, co zostało zapłacone albo co pod „Otwarte faktury częściowe” otrzymało odpowiedź „jest opłacona”.
• Termin płatności — terminy wg VOB/B biegną od doręczenia, aplikacja liczy od daty faktury. Wiążące jest pole „Termin płatności (dni)”, przy ofercie „Termin ważności (dni)” (na liście dokumentów „Ważna do”).

Kwotę do zapłaty zmniejszają tylko zapłacone faktury częściowe — o kwotę ich faktury, a nie o wpływ płatności. Dlatego fakturę częściową po wpływie płatności należy ustawić przez „Status” na „zapłacona”; o to, co zostało tam pominięte, zapyta następny dokument z łańcucha.

Wydawanie dokumentów

Dokument wychodzi w tym samym ruchu, w którym zostaje wystawiony — zamawiającemu publicznemu jako XRechnung, pozostałym jako PDF; na telefonie i tablecie przez arkusz udostępniania, w przeglądarce jako pobranie. Wystawiony i zapisany jest w każdym przypadku, także przy przerwanym udostępnianiu; ma wtedy status „wysłana”. Podgląd wychodzi zawsze jako PDF ze znakiem wodnym „PROJEKT” i nie jest ani zapisywany, ani wystawiany.

Później „Udostępnij” przy dokumencie wydaje wystawiony dokument ponownie: „Ponownie jako PDF” dla każdego dokumentu (kompletna faktura niesie swoje dane dodatkowo w osadzonej postaci) albo „Ponownie jako XRechnung” dla każdej faktury, która nie jest anulowana ani zastąpiona, także dla osoby prywatnej, ze sprawdzalnym zestawieniem ilości (faktura stornująca bez niego). Przy szkicu „Udostępnij” oferuje zamiast tego „Podgląd”, „Wystaw i udostępnij”, a przy fakturach „Wystaw i udostępnij jako XRechnung”. Sprawdzanie odbywa się przy tworzeniu, a nie przy udostępnianiu.

Brak zapewnienia zgodności dla XRechnung. Pod „Wystaw i udostępnij jako XRechnung” i „Ponownie jako XRechnung” stoi na stałe zdanie „Brak certyfikacji, brak zapewnienia zgodności: XRechnung powstaje według tekstu normy zgodnie z naszą najlepszą wiedzą. …” — bez dodatkowego stuknięcia. W oknie faktury stoi ono przy zamawiającym publicznym pod Leitweg-ID, poza tym w pytaniu „Sprawdź przed utworzeniem”, jeśli się pojawi, oraz w komunikacie po wydaniu XRechnung. Aplikacja nie zapewnia, że system odbiorcy lub platforma odbioru faktur przyjmie plik; dlatego przed przekazaniem należy go sprawdzić.

Język dokumentu

Napisy, liczby i daty na dokumencie odpowiadają językowi dokumentu, a nie ustawionemu językowi: wystawiony dokument przy każdym ponownym wydaniu wygląda tak, jak został wystawiony. W oknie faktury służy do tego „Język dokumentu” z pięcioma językami, wstępnie ustawiony na język aplikacji. Przy szkicu zmienia go „Udostępnij” › „Język dokumentu: …”; od wystawienia jest niezmienny.

• Faktura z oferty otrzymuje ustawiony język aplikacji.
• Korekta i storno są zawsze w języku faktury pierwotnej; przy ich szkicu nie ma „Język dokumentu”. Zdanie odsyłające do faktury pierwotnej stoi więc w tym samym języku co reszta dokumentu.
• Nowa faktura przy „Inny odbiorca” także otrzymuje język faktury pierwotnej; przy jej szkicu można go zmienić.
• Zdanie „Zastępuje fakturę częściową …” powstaje w języku, który dokument ma przy zakładaniu. Zmiana języka szkicu potem zmienia opisy, liczby i daty, ale nie to zdanie.
• Dokumenty sprzed tej reguły uchodzą za niemieckie.
• Obowiązkowe adnotacje podatkowe (§ 13b, § 19 i § 14b UStG, § 48b EStG) stoją na dokumencie zawsze po niemiecku.

Jeśli język dokumentu różni się od ustawionego, jego skrót stoi na liście dokumentów obok numeru (np. „· EN”). Komunikaty przy sprawdzaniu dokumentu są w ustawionym języku, bo kierują się do osoby, która go opracowuje.

Życiorys dokumentu

Dokument z okna powstaje jako wystawiony i ma status „wysłana”. Szkice powstają tylko przy zamianie oferty, przy korekcie i przy stornowaniu — oraz z chmurą przez „Zapisz jako projekt”, gdy w oknie faktury nie udało się pobrać bloku numerów (zob. „Numery dokumentów”); wystawia się je przez „Udostępnij” i dopiero wtedy otrzymują ostateczny numer — do tego czasu na liście stoi obok „tymczasowy”. „Status” oferuje tylko zmiany, na które dokument w danej chwili pozwala.

Oferta zostaje przyjęta albo odrzucona; odrzuconą można przywrócić, a „zamieniona na fakturę” ustawia tylko zamiana. Fakturę oznacza się jako zapłaconą przez „Status”; stornuje się ją przyciskiem „Stornuj” (zob. „Stornowanie”). „zapłacona”, „anulowana” i „zastąpiona” są ostateczne; „zastąpiona” ustawia tylko wystawienie następnego dokumentu z łańcucha, „anulowana” tylko wystawienie faktury stornującej. Szkicu z tymczasowym numerem się nie anuluje, lecz usuwa.

Z oferty powstaje faktura

Oferta o statusie „wysłana” albo „przyjęta” staje się fakturą przez „Zamień na fakturę”. Gdy istnieje obmiar, aplikacja pyta o „Ilości z oferty” albo „Zmierzone ilości (wykonanie)”; jeśli wtedy żadna pozycja nie ma ceny, pojawia się „Najpierw uzupełnij ceny”. Rodzaj dokumentu wynika z propozycji (zob. „Umowa”): jeśli istnieją wystawione faktury częściowe, powstaje faktura końcowa, także przy umowie o dzieło wg BGB, a aplikacja pyta o każdą jeszcze niezapłaconą fakturę częściową: „jest opłacona” albo „zostanie zastąpiona”. Powstaje szkic, który wystawia się przez „Udostępnij”. Faktura częściowa, dla której wybrano „zostanie zastąpiona”, otrzymuje status „zastąpiona” dopiero po wystawieniu tego szkicu. Jeśli szkic zostanie usunięty, ofertę można ponownie zamienić — wraca do statusu „wysłana” lub „przyjęta”. Dotyczy to szkiców utworzonych w tej wersji aplikacji lub nowszej; usunięcie starszego szkicu z zamiany pozostawia ofertę zamienioną. Przywrócenie usuniętego szkicu z kosza nie wiąże oferty ponownie. Szkic z zaimportowanego projektu przy wystawieniu nie zastępuje żadnej faktury częściowej; pozostaje ona wystawiona. Ilości szkicu mają miejsca po przecinku oferty; oferta sprzed tej reguły jest zaokrąglana do trzech miejsc. Oferta pozostaje z dopiskiem „faktura istnieje”.

Korygować zamiast nadpisywać

Przy każdej fakturze, która nie jest szkicem, nie jest anulowana i nie jest fakturą stornującą, stoi „Koryguj”. Aplikacja pyta „Co się zmienia?” i zakłada fakturę korygującą jako szkic — z numerem i datą faktury pierwotnej oraz tym zdaniem, które jest obowiązkowe (§ 31 Abs. 5 Satz 2 UStDV): bez niego druga faktura powodowałaby podwójną należność podatku (§ 14c Abs. 1 UStG). Własny numer korekta otrzymuje przy wystawieniu. Faktura pierwotna pozostaje nietknięta; korygować można wielokrotnie.

W oknie „Koryguj” można zmienić pozycje (ilość, cenę jednostkową, stawkę podatku; dodać, usunąć albo przejąć wszystkie „Z bieżącego obmiaru”), odbiorcę z adresem i USt-IdNr., okres wykonania oraz rabat. Jeśli pozycje pozostaną nietknięte, korekta liczy dokładnie tak jak faktura pierwotna. Jeśli faktura pierwotna jest prowadzona jako zapłacona, jej kwota zapłaty stoi w polu „Już zapłacono na …”; korekta odlicza ją z kwotą netto i podatkiem i żąda tylko różnicy. Kwotę można zmienić; pole zostaje puste, jeśli nic nie zapłacono.

Jeśli zmienia się nazwa lub USt-IdNr., aplikacja pyta: „Ten sam odbiorca, poprawiona tylko pisownia lub adres” daje korektę; „Inny odbiorca” tworzy storno faktury i nową fakturę dla nowego odbiorcy, obie jako szkic. Faktura pierwotna jest „stornowana” dopiero po wystawieniu storna. Jeśli faktury nie da się już stornować — na przykład dlatego, że wystawiono już korektę — aplikacja podaje powód. Sama zmiana adresu pozostaje korektą.

Jeśli faktura została w międzyczasie stornowana, jej szkicu korekty nie da się już wystawić; szkic pozostaje i można go usunąć. Ilości mają miejsca po przecinku faktury pierwotnej; faktura pierwotna sprzed tej reguły jest zaokrąglana do trzech miejsc, a jeśli miała więcej miejsc, kwota może w przypadkach granicznych różnić się o jeden grosz.

Stornowanie

Przy wystawionej lub zapłaconej fakturze — także fakturze częściowej, częściowej fakturze końcowej lub fakturze końcowej — jest przycisk „Stornuj”. Powstaje faktura stornująca jako szkic: faktura korygująca odnosząca się do numeru i daty faktury pierwotnej, ze wszystkimi ilościami i kwotami faktury pierwotnej z przeciwnym znakiem oraz zdaniem „Storno faktury … z dnia …” w języku faktury pierwotnej. Własny numer otrzymuje przy wystawieniu przez „Udostępnij”; dopiero wtedy faktura pierwotna ma status „anulowana”. Jeśli istnieje już szkic storna, aplikacja proponuje go zamiast tworzyć drugi.

• Jeśli faktura pierwotna jest zapłacona, aplikacja podaje zwrot dla zleceniodawcy z kwotą, której zapłaty żądał dokument.
• Fakturę częściową, którą odlicza późniejszy wystawiony dokument, można stornować dopiero po stornowaniu tego dokumentu; aplikacja go wskazuje. Jeśli tym dokumentem jest faktura korygująca, stornowanie faktury częściowej jest obecnie niemożliwe, ponieważ faktury korygującej nie można stornować; aplikacja o tym informuje.
• Jeśli do faktury wystawiono fakturę korygującą, tej faktury nie można obecnie stornować: faktura korygująca pozostałaby jako należność, a faktury korygującej nie można stornować. Aplikacja wskazuje fakturę korygującą.
• Ofert, faktur korygujących i faktur stornujących nie można stornować; faktury stornującej nie można też korygować.
• Dokumenty, które wcześniej ustawiono na „anulowana” bez faktury stornującej, mają dopisek „bez faktury stornującej (stan wcześniejszy)”; „Utwórz brakującą fakturę stornującą” tworzy brakujący dokument. Dokument ma już status „anulowana” i tak pozostaje.

Edycja i usuwanie

Zapisanego dokumentu nie da się edytować, również szkicu — błędny szkic usuwa się i tworzy na nowo. Przy szkicu można jeszcze zmienić tylko jego język, z wyjątkiem storna i korekty (zob. „Język dokumentu”). Usuwać można tylko szkice; leżą potem 30 dni w koszu (rozdział „Projekty i struktura”). Wystawiony dokument — także wysłana oferta — podlega obowiązkowi przechowywania (§ 147 AO): zamiast go usuwać, stornuje się go („Stornuj”) albo koryguje. Z tego samego powodu nie da się usunąć budynku z wystawionymi dokumentami.

Przekazanie obmiaru

„Przekaż obmiar” tworzy GAEB X31 albo REB DA11 dla zleceniodawcy. Wcześniej „Sprawdź przed przekazaniem” wymienia pozycje bez obmiaru (z pierwszymi pięcioma numerami porządkowymi), liczbę pomiarów bez przypisania oraz pozycje, w których jednostka i zmierzona wielkość do siebie nie pasują, a do tego elementy budowlane przy pozycjach nierozliczanych w sztukach oraz obiekty przy pozycji, których krawędzie się przecinają („Krawędzie tych obiektów przecinają się: …”). Arkusz wyboru formatu podaje na stałe, że dla X31 i DA11 nie ma zapewnienia zgodności: aplikacja nie zapewnia, że program rozliczeniowy lub kontrolny przyjmie plik. „Przekaż mimo to” pozostaje możliwe; „Obmiar utworzony” jeszcze raz wymienia brakujące pozycje, a pod „Uwagi do pliku” to, co w pliku wygląda inaczej niż w zestawieniu plan/wykonanie — najwyżej pięć uwag pojedynczo, resztę jako liczbę. Te uwagi są po niemiecku. Granice formatów: rozdział „Eksportowanie”.

Arkusze pomiarowe

Arkusz pomiarowy to jednostka, którą składa się do sprawdzenia i zatwierdza — w poprzek struktury. „Arkusze pomiarowe” pokazuje listę i liczbę obiektów, które nie leżą na żadnym arkuszu; „Nowy arkusz” zakłada kolejny. Każdy arkusz liczy obiekty i pozycje i ostrzega dopiskiem „… bez pozycji”. „Przypisz wolne obiekty” kładzie wszystkie obiekty bez arkusza na arkusz o statusie Szkic. „Status” prowadzi od Szkic do Złożony, a dalej do Zatwierdzony albo z powrotem do szkicu. „Usuń” jest dostępne tylko przy szkicu i usuwa tylko arkusz, nie pomiary.

Z zatwierdzeniem wszystkie obiekty arkusza uznaje się za gotowe. Wcześniej aplikacja pyta „Zatwierdzić arkusz?” i podaje, ilu obiektów to dotyczy; potem statusu arkusza nie da się już zmienić; dodatkowe ilości trafiają przez „Kopiuj na arkusz dodatkowy” na nowy arkusz (poniżej). Na liście obiektów gotowe obiekty mają oznaczenie „✓ gotowy”.

Zablokowane obiekty i arkusz dodatkowy

Gdy arkusz zostanie złożony, jego obiekty są zablokowane — do powrotu arkusza do szkicu, a po zatwierdzeniu na stałe. Na liście obiektów zablokowany obiekt ma kłódkę z numerem arkusza; dotknięcie otwiera go tylko do podglądu: wartości, ilości i „Historia”. Czynności ograniczają się wtedy do „Wyświetl”, „Historia” i „Kopiuj na arkusz dodatkowy”; dokumentacja zdjęciowa obiektu nie jest stamtąd dostępna. Mierzenie, zmiana nazwy, zmiana pozycji, przypisanie pozycji przedmiaru robót, przeniesienie na inny arkusz i usuwanie są zablokowane. Pomieszczenia, mieszkania, piętra, klatki schodowej ani budynku nie da się usunąć, dopóki leży w nim zablokowany obiekt; tak samo pozycji przedmiaru robót, którą niesie zablokowany obiekt. Komunikat mówi, czy arkusz trzeba najpierw przywrócić przez „Status” do szkicu, czy — jako zatwierdzony — nie da się go już cofnąć. Przy zablokowanym arkuszu brakuje „Przypisz wolne obiekty” i „Usuń”; „Utwórz pozycje z pomiarów” pomija zablokowane obiekty.

„Kopiuj na arkusz dodatkowy” pyta o cel: „Nowy arkusz dodatkowy” zakłada arkusz o statusie Szkic, którego tytuł brzmi „Uzupełnienie do arkusza” z numerem zablokowanego arkusza; poniżej są istniejące szkice. Kopia leży w tym samym pomieszczeniu, ma wszystkie wymiary i tę samą pozycję przedmiaru; oryginał zostaje taki, jak go złożono. Historia kopii zaczyna się od nowa.

Kopia jest rozliczana dodatkowo. Plan/wykonanie, faktura i eksporty liczą oryginał i kopię, bo żadne obliczenie ilości nie rozróżnia arkuszy. Zaraz po skopiowaniu ilość występuje więc podwójnie. Kopię należy zmniejszyć do dodatkowej ilości; mniejszej ilości nie da się w ten sposób odwzorować.

Granice blokady: działa w tej wersji aplikacji i w interfejsie dla programów zewnętrznych. Starsza wersja aplikacji na innym urządzeniu może nadal zmienić zablokowany obiekt, a jej stan dociera przez synchronizację. W tej wersji blokadę sprawdzają także „Cofnij” na pasku cofania (oraz Ctrl+Z lub Cmd+Z) i „Przywróć mój stan” w „Konflikty podczas synchronizacji” — przy zablokowanym obiekcie niczego nie zapisują z powrotem i podają powód. Tak samo przy przywracaniu z kosza: usunięta pozycja przedmiaru, przypisana do obiektu, który leży już na arkuszu o statusie Złożony lub Zatwierdzony, pozostaje w koszu, dopóki arkusz nie wróci do stanu Szkic; przy arkuszu zatwierdzonym nie da się jej już przywrócić. Arkusze nie pojawiają się w żadnym eksporcie.

Podpisywanie

Zatwierdzony arkusz pomiarowy i wystawiony dokument — każdy stan poza szkicem — można podpisać, np. na miejscu przez zleceniodawcę albo kierownictwo budowy. Pod kartą arkusza lub dokumentu stoi do tego „Podpisz”; szkice i złożone arkusze tego przycisku nie mają.

Okno „Podpisz” pyta o „Imię i nazwisko” (obowiązkowe), „Funkcja” i „Miejsce”; jako data stoi dzisiejszy dzień, godzina jest godziną zapisu. W polu „Podpis” podpisuje się palcem, rysikiem lub myszą; „Narysuj ponownie” je czyści. Pod spodem stoi, że jest to zwykły podpis elektroniczny, który nie zastępuje uzgodnionej formy pisemnej. Zapisywane są linie, imię i nazwisko, funkcja, miejsce i czas oraz suma kontrolna podpisanego stanu; w zespole trafiają na serwer i pojawiają się na pozostałych urządzeniach.

Pod arkuszem lub dokumentem widnieje potem każdy podpis z imieniem i nazwiskiem, funkcją, czasem i miejscem, do tego jedna z trzech informacji:

• „Suma kontrolna zgodna” — stan jest taki sam jak przy podpisaniu.
• „Suma kontrolna niezgodna — dokument zmieniono po podpisaniu”.
• „Nie można sprawdzić sumy kontrolnej — brak dokumentu na tym urządzeniu”.

Osoby z rolą „Tylko odczyt” widzą podpisy, ale ich nie składają. Podpis pod dokumentem rozliczeniowym mogą w zespole zlecić tylko właściciele i administratorzy; innym okno to zgłasza.

W PDF: PDF wystawionego dokumentu zawiera pod dokumentem sekcję „Podpisy” w języku dokumentu — z podpisem, imieniem i nazwiskiem, funkcją, miejscem, „Podpisano” i sumą kontrolną (SHA-256) — a jako załącznik ma wyciąg kontrolny, do którego odnosi się suma kontrolna, wraz z plikiem z jego sumą kontrolną SHA-256. Podgląd ze znakiem wodnym nie zawiera podpisów. Raporty PDF projektu, np. „PDF indywidualnie …”, przyjmują każdy podpisany arkusz pomiarowy do sekcji „Podpisy”, niezależnie od wyboru w drzewie, i tak samo dołączają jego wyciąg kontrolny. Odbiorca PDF może popularnym narzędziem do sum kontrolnych przeliczyć, czy dołączony wyciąg kontrolny pasuje do wydrukowanej sumy kontrolnej.

Porównanie obcego obmiaru

„Wczytaj obmiar” › „Wybierz plik” kładzie obmiar zleceniodawcy albo sprawdzającego (GAEB X31 lub REB DA11) obok własnego. Nic nie jest przejmowane; kto chce przyjąć obcą liczbę, mierzy ponownie. Dla każdej pozycji stoją własna i obca ilość ze stanem zgodne, obce wyższe, obce niższe, tylko w obcym pliku albo nierozliczone; u góry obie sumy i filtry Wszystkie, Rozbieżne i Tylko obce. Obca ilość pozycji to suma jej wierszy obmiaru, każdy zaokrąglony do trzech miejsc po przecinku, tak jak zapisuje je GAEB. Nieczytelny plik aplikacja zgłasza z powodem, także w przeglądarce.

Kilka urządzeń i przeglądarka

Z chmurą uzgadniane są ceny, stawki podatku, umowa, odbiór, reguła pomijania potrąceń, dokumenty i arkusze pomiarowe wraz z podpisami, uczestnicy, a do tego dane firmy z ustawień wraz z „Mały podatnik (§ 19 UStG)” i w zespole logo — w zespole utrzymują je właściciele i administratorzy (rozdział „Ustawienia”). Tylko na urządzeniu zostają bloki numerów, bez zespołu także logo.

W przeglądarce wszystkie dane leżą w pamięci przeglądarki i po ponownym załadowaniu strony są znów dostępne. Tam, gdzie przeglądarka nie udostępnia pamięci, np. w oknie prywatnym, po ponownym załadowaniu wraca tylko to, co uzgadnia chmura (rozdział „Gdy coś nie działa”). Przed dokumentem wystawianym z takiego okna należy więc sprawdzić dane firmy — w przeciwnym razie mały podatnik wykaże VAT i będzie go winien.

Czego wymaga który plan

W każdym planie: przeglądanie rozliczenia i planu/wykonania, ustawianie reguły i umowy, przeglądanie istniejących dokumentów, zmiana ich statusu (np. na „zapłacona”) i usuwanie szkiców. Do planu Pro należą „Ceny”, „Utwórz pozycje z pomiarów”, tworzenie, zamiana, korygowanie, stornowanie i udostępnianie dokumentów, „Arkusze pomiarowe”, „Wczytaj obmiar” i „Przekaż obmiar”; bez Pro te przyciski prowadzą do przeglądu planów (rozdział „Plany taryfowe”).

W zespole obowiązuje dodatkowo rola: ceny, stawki podatku i dokumenty zmieniają tylko właściciele i administratorzy, a w roli „Pomiary” są one w ogóle niewidoczne (rozdział „Współpraca”).

Czego tu świadomie nie ma

• Pełnej kontroli faktury — sprawdzane są pola, bez których dokument od razu przepada, oraz okres wykonania.
• Księgowości — płatności są statusem, a nie księgowaniem.
• Doradztwa podatkowego — paragrafy stoją tutaj, bo aplikacja według nich liczy.